Relazione Progetto E-Government – Assemblea Organizzativa
La UST Cisl di Frosinone attenta alle innovazioni in campo informatico e alla comunicazione è promotrice e coordinatrice del progetto denominato “E-Government”.
Il progetto, rappresenta il processo di aggiornamento del sistema informativo della Cisl di Frosinone. Un ammodernamento sia sotto il profilo dell’evoluzione dei modelli organizzativo – gestionali che delle tecnologie e metodologie operative.
Molti considerano le spese in tecnologia necessarie, ma non le ritengono un investimento strategico: bisogna informatizzarsi perché non se ne può fare a meno, anche se non sono completamente chiari obiettivi e strumenti. L’approccio classico è quello di dotarsi delle attrezzature più aggiornate, delegando al fornitore ogni analisi e valutazione di ciò che realmente serve.
Se da un lato appare sensato affidarsi a persone competenti, dall’altro ci si espone al rischio di avere delle belle e aggiornate scatole vuote, lontane dalle esigenze del proprio processo lavorativo, solo parzialmente utilizzabili da parte del personale. Tutto questo avviene perché manca una vera e propria cultura digitale.
Per ottenere il massimo da un processo di informatizzazione invece è necessario creare un progetto e un sistema di relazioni all’interno del quale far crescere quel progetto.
La Dirigenza della Cisl di Frosinone ha maturato e deve continuare a maturare la scelta nella convinzione di effettuare un investimento sulla qualità e impegnarsi in prima persona perché l’informatizzazione abbia un senso reale.
Imporre l’informatizzazione dei processi non basta è necessario coinvolgere il personale e farlo crescere. A ogni risorsa, sono stati forniti gli strumenti informatici più adeguati per lo svolgimento delle rispettive mansioni.
A questo scopo, la Cisl di Frosinone non si è limitata a fornire lo strumento tecnico, ma ha previsto anche un percorso di formazione adeguato al fine di favorire un cambio di mentalità, progressivo ma costante, in modo da far diventare abituale l’uso degli strumenti informatici. Un cambio di mentalità possibile dunque con periodici training, ma anche con scadenzati incontri e assemblee interne per spiegare i vantaggi che derivano dall’informatizzazione.
La motivazione del personale può essere la chiave per un rapido passaggio dai metodi tradizionali di lavoro a quelli digitali. A tal proposito è opportuno sottolineare che il nostro Centro Servizi già da qualche anno, grazie all’applicazione delle nuove tecnologie e metodologie di lavoro, i cablaggi di rete e la banda larga in tutte le sedi presenti sul territorio provinciale, utilizza nuove procedure fiscali poste su piattaforma web, archivi e sistemi di backup centralizzati e tutto in conformità alla Legge 675/96. Da quest’anno inoltre è iniziata la sperimentazione della digitalizzazione della documentazione cartacea con notevoli riduzioni di costi, di spazi e di tempo. Gli archivi non sono più cartacei ma documenti elettronici facilmente rintracciabili e meglio gestibili.
Negli ultimi anni l’importanza del sistema informativo è cresciuta in parallelo con l’evoluzione delle tecnologie.
L’information Technology (IT) si è affermata come strumento che permette di gestire in modo efficace, efficiente ed intelligibile una mole di dati sempre maggiore, all’interno della quale è sempre più consistente la quota parte di dati definiti come “sensibili”, ovvero di dati che contengono informazioni strategiche.
Oggi i documenti non vengono quasi mai realizzati da un’unica persona, ma sono il frutto di un lavoro di gruppo, fatto di revisioni e di continue modifiche.
L’esigenza di accedere, gestire, condividere e interagire in modo più rapido ed efficiente con documenti, programmi e persone impone l’uso di strumenti che consentono di condividere le informazioni con la massima facilità.
Le funzioni di collaborazione sono uno dei principali punti di forza del nostro nuovo
progetto, che permette di accedere rapidamente alle informazioni, di semplificare le attività quotidiane e di collaborare con altri utenti comunicando con maggiore efficacia le proprie idee. In sintesi Real Time Collaboration (RTC).
Queste soluzioni, dai costi e dai tempi ridotti, sono in grado di connettere e consentono agli utenti di ottenere le informazioni in tempo reale, tramite conferenze Web, funzionalità di messaggistica immediata, collaborazione audio/video e rilevamento della presenza on line.
Nuove risorse di comunicazione dunque si aggiungono a quelle esistenti, ma non le sostituiscono. Più che pensare a come un nuovo strumento può sostituire quelli precedenti, è interessante capire come si combinano e come si evolvono interagendo fra loro.
La carta stampata, i siti web e le intranet della Confederazione, della USR e della Cisl di Frosinone, Conquiste del Lavoro, Conquiste on line, First Class e gli uffici stampa costituiscono un unico grande sistema di comunicazione interna ed esterna. L’informazione sindacale non deve circolare soltanto all’interno dell’Organizzazione ma deve raggiungere l’esterno per incentivare il proselitismo.
Le donne, i giovani, i lavoratori e i pensionati devono sapere le cose importanti che la Cisl ha da dire.
La Cisl di Frosinone in tal senso si è organizzata con grande professionalità. E’ stato costituito un Ufficio Stampa all’avanguardia. Tutte le Strutture si sono dotate di e-mail. E’ stata creata la prima Web Tv della Cisl con interviste e reportage di avvenimenti sindacali di primo piano.
E’ stato progettato e realizzato un sito internet che non è né vetrina, a volte “polverosa”, né volantino di carta ma archivio storico di notizie e filmati, area di formazione, luogo di incontro su temi di carattere sindacale, valore aggiunto per sindacalisti, iscritti e simpatizzanti. www.cislfrosinone.it è organo ufficiale di stampa ed è senz’altro la prima forma di EU-Democracy (Electronic Union Democracy).
